Darbo aprašymas biuro vadovas ir kiti bendrovės darbuotojai

Darbo aprašymas - tai įmonės pareigybių, pareigybių, pareigų ir darbo sąlygų apibrėžimas pagal jų specializaciją.

Bendrauti su klientais irtaip pat atlieka administracines ir valdymo užduotis organizacijos struktūroje, formuojamas atskiras skyrius - biuras. Vienas iš pagrindinių šios įmonės darbuotojų yra biuro vadovas.

Biuro vadybininko darbo aprašymas apjungia biuro darbo nuostatas ir organizavimą, taip pat sąveiką su kitais įmonėje esančiais vienetais.

Tiesiogiai vadovautis(direktorius), biuro administratorius užsiima biuro įrangos įsigijimu, montavimu ir paleidimu, prevencinės ir įprastinės priežiūros, jos eksploatavimo nutraukimo ir utilizavimo, išnaudojusio šaltinį, kūrimu ir planavimu.

Biuro vadybininko darbo aprašymas taip pat apima:

1. Biuro darbo parengimas ir organizavimas.
2. Išlaidų tiekimo sutarčių sudarymas.
3. Išlaidų biudžeto išlaikymas, mokėjimų organizavimas ir įgaliojimų registravimas.
4. Biuro patalpų inventorizacija.
5. Dokumentų apyvartos organizavimas, korespondencijos priėmimas ir išsiuntimas.
6. Įmonės klientų aptarnavimo organizavimas, verslo derybų su dokumentais registravimas ir tolesnė analizė.
7. Darbuotojų darbo koordinavimas ir kontrolė, jų pareigų pasiskirstymas tarp jų, reguliariai analizuojant jų darbo efektyvumą.
8. Drausminės atsakomybės sistemų kūrimas ir įgyvendinimas bei personalo motyvacija, taip pat jų įgyvendinimo kontrolė.
9. Suteikdamas savo institucijoms ribotą pagalbą darbuotojams veiklos sunkumų atveju.
10. Koordinuoti pasirengimą užbaigti ir pradėti naują darbo dieną.
11. Ataskaitų rengimas.

Kai kuriais atvejais biuro administratoriaus biuro instrukcijos gali apimti biuro dizaino kontrolę, klientams išleidžiamų vertinimo medžiagų parengimą ir išleidimą.

Biuro vadovo darbo aprašymą nustatojo darbo grafiką ir jo atsakomybės laipsnį. Darbuotoją galima priimti arba atleisti vadovaujantis įmonės vadovo įsakymu. Pagal nustatytą tvarką paskirtas asmuo, kuris yra jo buvimo vietos administratorius. Biuro vadovo darbo aprašymas taip pat apima darbuotojo išvykimą į komandiruotes.

Įmonės struktūroje yra specializuotas skyrius, kuris teikia įmonių darbuotojų valdymą pagal organizacijoje nustatytą personalo politiką.

Personalo skyriaus darbo aprašyme yra šios pagrindinės nuostatos:

1. Darbas, susijęs su reikiamų specialybių, profesijų ir kvalifikacijų darbuotojų atranka, priėmimu ir įdarbinimu.
2. Darbuotojų sertifikavimo organizavimas, darbuotojų, kuriems dar reikia atestacijos, apibrėžimas.
3. Reikalingų dokumentų parengimasteikti socialinės apsaugos įstaigas, tvarkyti įrašus darbo knygose, išduoti reikalingus pažymėjimus darbuotojams, kad jie atitiktų nurodytą vietą.
4. Atlikti sistemingą įmonės personalo struktūros darbo analizę.
5. Laikraščių tvarkymas, atostogų tvarkaraščiai, drausminė kontrolė.
6. Stiprinti drausmę, sumažinti darbuotojų apyvartą įmonėje.
7. Vykdant sistemingą darbą, kurio tikslas - sukurti įmonės rezervą.
8. Įmonės darbuotojų apskaita.