SMART užduočių nustatymas: pavyzdžiai

Pasukite į bet kurią šiuolaikinę sritįar tai būtų statybos pramonė, švietimo sektorius ar informacinės technologijos, galite susidurti su projekto veikla. Projekto veikla leidžia jums teisingai suformuluoti užduotį, pasirinkti tikslą ir pabrėžti svarbius aspektus, nukreipti bendrą darbo eigą teisinga kryptimi. Projekto veikloje svarbus etapas yra tikslo nustatymas. Vienas iš populiarių ir efektyvesnių tikslų nustatymo metodų - SMART (SMART) technologija.

Kas yra SMART užduotis?

Pasirodė šis technologijos tikslų nustatymaspakankamai ilgai ir jau turėjo laiko įrodyti iš geriausios pusės. Dėl šio metodo galima aiškiai suformuluoti užduotį, apibendrinti turimą informaciją, pasirinkti išteklių terminus ir kiekį. Bet koks save gerinantis valdytojas privalo turėti SMART užduočių nustatymo įgūdžių.

SMART yra santrumpa, kuri reiškia:

• Specifinis - specifinis.
• Išmatuojamos.
• Pasiekiamas - pasiekiamas.
• Realistiška - pragmatiška (reali).
• Laikina - apibrėžta pagal laiką.

Mes analizuosime kiekvieną komponentą išsamiau.

Konkreti - užduotis turi būti konkreti

Siekiant padidinti sėkmės tikimybęprojekto įgyvendinimas, būtina nustatyti konkretų tikslą. Iš tiesų, pradiniame etape būtina nuspręsti, koks rezultatas bus. Būsimojo tikslo specifikacijoje pateikiama keletas klausimų, paslėptų už akronimo 5W:

• Kas? (Ką?) - Ką man reikia, kokį tikslą siekiu, ką noriu pasiekti?
• Kodėl? (Kodėl?) - Kodėl man reikia šios ar mano komandos / įmonės?
• Kas? (Kas?) - Kas dirbs šia užduotimi?
• Kur? (Kur?) - Kur turėčiau tęsti šią užduotį?
• Kuris? (Ką?) - Kokie reikalavimai ir apribojimai, su kuriais turėsite susidurti?

Svarbu suprasti: jei tikslas yra vienas, rezultatas seka jį vienu. Bet kokie rezultatų plano pakeitimai turėtų keisti tikslų skaičių.

Išmatuojamas - užduotis turi būti išmatuojama

SMART tikslų ir tikslų nustatymas reikalauja aiškiossupratimas, kas yra sėkmingą šią užduotį. Matavimo sėkmė gali būti išreikštas pinigų pelnas arba padidinti interneto srauto, auditorijos skaičius, ir pan.

Siekiant aiškiau suformuluoti išmatuojamą problemą, reikia kreiptis į save, pateikdamas šiuos klausimus:

• Kada bus siekiama, kad tikslas būtų išspręstas?
• Kuris iš pasirinktų rodiklių (pajamų suma, apsilankymų interneto išteklių skaičius) daro didesnį poveikį sėkmei ir rodo, kad užduotis yra užbaigta?
• Koks turėtų būti šio rodiklio vertė, kad projektas ar uždavinys būtų laikomi sėkmingai užbaigtais?

Priimtinas - užduotis turėtų būti pasiekiama

Supaprastinta SMART užduočių apibrėžtisRealios užduoties, kurią gali pasiekti jūsų komanda ar kompanija, nustatymas. Tai labai svarbi "SMART" sistemos dalis, nes ji daro didelį poveikį atlikėjo motyvacijai. Neišspręstų tikslų beveik niekada nesibaigė. Norėdami dar kartą nesikalbėti ir laikytis realybės, reikėtų pasikliauti darbo patirtimi, tam tikrų išteklių prieinamumu. Taip pat būtina nepamiršti esamų apribojimų.

Šie apribojimai gali būti:

• Laikinas šaltinis.
• Galimybė investuoti.
• Darbuotojų / atlikėjų skaičius.
• Turimos žinios ir patirtis (žmogiškasis kapitalas).
• Prieiga prie reikalingos informacijos.
• Lyderio sugebėjimas visiškai kontroliuoti darbo procesą.

Realistiškas - užduotis turėtų turėti vertę

SMART užduoties nustatymas skiriasi nuo jotinkamumas, svarbu ne tik nustatyti darbo procesą, bet ir tiksliai pasiekti tikslus, kurie bus reikšmingi bendrovei. Būtina pasirinkti tikslus, kurie bus naudingi ilguoju laikotarpiu ir leisianti komandai / bendrovei vystytis.

Paprasčiau tariant, jei realizuojamas tikslas nesuteikia jokios naudos, tai nėra SMART tikslas, o dirbti su jais yra švaistomi.

Svarbu pažymėti, kad svarbu ne tik pragmatiškas komponentas, bet ir tikslo suderinamumas su bendrovės realijomis, vykdytojų principais, bendra plėtros strategija.

Laikina - užduotis turi turėti laiko juostą

SMART užduotys nustato sistemąkeletas apribojimų, įskaitant ribotą laiko šaltinį. Formuojant tokią užduotį, būtina nustatyti galutinį terminą (galutinis terminas), viršijantis tai, kas automatiškai sukuria tikslą / projektą.

Toks apribojimas teigiamai veikia motyvacinį komponentą, taip pat palengvina užduoties vykdymo kontrolę.

Žinoma, pati užduotis, išteklių ir pajamų skaičiavimaskiti turėtų būti suformuoti atsižvelgiant į laiko apribojimus. Paprasčiau tariant, laikas, kurio reikia užduočiai įvykdyti, turi būti susietas su nustatytais terminais.

SMART užduočių nustatymas: pavyzdys

Čia yra vienas vizualinis pavyzdys.

Tarkime, kad yra gamybos įmonės darbuotojasvamzdžiai (vadiname "Lena") gavo didelį užsakymą iš vieno iš klientų, patikrinę prekių prieinamumą duomenų bazėje, Lena sutinka ją pristatyti klientui. Po kurio laiko klientas pakviečia "Lena" ir pareiškia, kad prekių kiekis neatitinka sutartos sumos. Taip nutiko, nes kitas darbuotojas valandą anksčiau pardavė vamzdžius kitam klientui.

Tokio smalsumo galima išvengti, jei Lena dirbs SMART schemoje:

• S - Lena aiškiai suformuoja užsakymą, išsiaiškina, ko klientas reikalauja.
• M - Lena nurodo reikiamų prekių kiekį, kurį klientas turėtų gauti.
• A - Lena koordinuoja užsakymą su klientu, taip pat su įmonės darbuotojais. Pavyzdžiui, ji gali paskambinti į sandėlį ir įsitikinti, kad klientui tinkamu laiku bus pakankamai.
• R - atliekami veiksmai padėtų įsitikinti, kad užduotis yra įmanoma ir nesukelia problemų bendrovei.
• T - Remiantis gauta informacija, būtų galima nustatyti realų laiko tarpą.

Taigi, SMART užduočių nustatymas padėtų darbuotojui įgyvendinti suplanuotą sandorį, nepakenkiant įmonės patikimumui.

SMART tikslų nustatymo technologijos kasdieniame gyvenime

SMART uždavinių nustatymo įgūdžiai gali būti naudingi kasdieniame gyvenime, nes projekto veiklos struktūrą galima taikyti bet kokiam tikslui.

Įsivaizduokite, kad kažkas tapo atleistas dėl noro mokytis užsienio kalbos, nes tai atlieka perspektyvų darbą kaip vertėjo žodžiu.

• S - asmuo aiškiai formuoja savo tikslą: išmokti kalbą. Jis žino, kad jis dirbs vienas, jis žino, kad šis įgūdis leis jam gauti gerą darbą. Jis taip pat žino, su kokiais sunkumais susijęs šis procesas ir kur pradėti.
• M - kaip išmatuoti kalbos žinias? Tokiu atveju kaip priemonė gali būti naudojamas sertifikatas. Panašus pažymėjimas gali būti gauta atlikus tarptautinius egzaminus.
• A - Ar tai yra pasiekiamas tikslas? Taip. Asmuo turi daug laisvo laiko, prieigos prie interneto, galimybės eiti į kursus ir lėšų šiems kursams.
• R - Ar yra kokia nors nauda šiai užduočiai? Taip. Iš tokio užsienio kalbos įgūdžio galite pasinaudoti.
• T - norint nepraleisti pamokų ir nepateikti failo, žmogus gali nustatyti tam tikrą laikotarpį, tarkim, metus. Šiuo metu pakanka įgyti reikiamų įgūdžių.